Realizar a gestão de uma viagem de negócios não é uma tarefa simples. Para garantir o sucesso da operação, é preciso planejar e executar cada detalhe com atenção, estratégia e assertividade. É preciso ter em mente que uma viagem planejada estrategicamente faz toda a diferença em termos de custos, benefícios e resultados para a empresa.

Além disso, planejar uma viagem de negócios bem-sucedida também deve priorizar manter seu viajante de negócios o mais produtivo e livre de estresse possível. Mas afinal, quais são as melhores práticas para uma viagem de negócios? Continue a leitura e confira nosso checklist com dicas essenciais para qualquer viagem corporativa!

1. Prepare-se para o essencial

O “roteiro essencial” será a primeira versão do seu itinerário e incluirá apenas as informações de viagem e atividades primordiais a serem executadas. Por exemplo, as reunioes, as datas, horários, locais das tarefas, eventos que o viajante vai ter que ir, etc.

Você precisará dessas informações definidas e organizadas para fazer planos de viagem sobre passagens aéreas, aluguel de carros, hospedagem e muito mais. É útil anotar essas datas e horários para fornecer uma base sólida e um ponto de partida para fazer o restante dos planos da viagem de negócios.  E lembre-se, é melhor sobrar tempo do que faltar, então não faça nenhum plano com tempo apertado.

2. Encontre as melhores opções

Esta etapa é toda sobre pesquisas. Passe algum tempo procurando diferentes opções de passagens aéreas e aeroportos, hotéis mais próximos aos compromissos e transporte terrestre para a viagem. Lembre-se que encontrar as opções mais convenientes pode garantir performance do executivo viajante e economizar custos para a empresa.

Em relação à hospedagem, por exemplo, verifique as políticas de hotel da sua empresa para ver se há algum hotel próximo e central aos locais da agenda.  Uma boa logística é tudo na vida do executivo!

3. Pense em detalhes além da viagem

Além do objetivo principal da viagem de negócios, muitos viajantes também desejam priorizar lazer e bem-estar. Talvez eles queiram manter sua rotina de exercícios enquanto estiverem fora. Talvez eles queiram terminar uma apresentação de slides para uma próxima apresentação. Ou talvez eles desejam ter um dia para passear e conhecer a cidade.

Pergunte ao executivo sobre as coisas que ele gostaria de fazer ou realizar durante a viagem, para que você possa ajudá-lo a organizá-las, fornecer recomendações ou, pelo menos, manter a agenda organizada. Aqui, sempre procure estar alinhado com o orçamento, mas não se esqueça de garantir uma boa experiência ao executivo.

4. Centralize dados e documentos

Criar um resumo com todos os detalhes, dados e documentos da viagem em um só lugar pode otimizar e agilizar uma série de tarefas. Isso poupará a você e ao seu viajante o tempo e a frustração de passar por vários documentos e e-mails para encontrar as informações importantes.

Procure organizar todos os documentos de viagem e informações que possam ser úteis em, como cartões de embarque, horários de voos, números de voos, números de assentos, horários de chegada e muito mais.   A MAAC Travel disponibiliza para seus passageiros uma central sobre isso, consulte nosso sherpa e confira todas as exigências para viajar em tempo real.

5. Cuide da gestão financeira

Ao organizar viagens de negócios, você precisa saber como irá administrar e controlar as finanças. Todos os gastos com as atividades citadas nos tópicos 02 e 03 devem estar dentro do limite estabelecido pela Política de Viagens Corporativas.

Decida o que você usará para acompanhar os gastos de sua equipe, como gostaria que fossem marcados e onde manterá esses dados. Se possível, mantenha todos os dados financeiros de viagens em um local de fácil acesso.

6. Utilize um sistema de viagens corporativas

O sistema pra viagens corporativas, que é chamado de OBT ou Plataforma, é a ferramenta meio e de grande importância para o gerenciamento de todas as requisições e custos relacionados à viagens de negócios. Com ela, é possível pesquisar e comparar preços de passagens de todas as companhias e hotéis ao mesmo tempo.  Procure a MAAC e veja as opções, temos várias delas no nosso portfólio.

Essas ferramentas também possibilitam integrar a Política de Viagens da empresa, o que traz mais equilíbrio, assertividade e otimização de tarefas. Com regras e recomendações bem definidas por meio da ferramenta, a redução de custos também é um objeto possível de ser alcançado. Na MAAC, já conseguimos economizar mais de 40% nos gastos das viagens pelo simples fato de aplicar um sistema com regras claras.

7. Faça o acompanhamento

Depois que tudo estiver planejado e organizado, não significa que você deve parar por aí. Muitas circunstâncias invisíveis podem ocorrer, como atrasos nos voos, alterações nas reservas de hotéis, algum tipo de problema em relação ao orçamento de viagem alocado, etc.  E por isso voce precisa de uma empresa corporativa disponível, que atenda telefone e tenha todos os meios de comunicações velozes para solucionar possíveis situações.

O acompanhamento constante lhe dá tempo suficiente para encontrar uma solução e corrigir problemas imprevistos com empresa que apoia de verdade. Aqui, a comunicação bidirecional é essencial para manter um funcionário informado sobre as mudanças bem como ele informar sobre possíveis contratempos.

Conte com a MAAC

Esperamos que com as dicas acima, o processo de planejamento, organização e execução de viagens de negócio fique mais simples para você. Caso precise de ajuda para realizar a gestão de viagens, estamos prontos para lhe auxiliar em todas as etapas e cuidar de todos os detalhes. Fale com um de nossos especialistas e saiba mais!