As viagens corporativas fazem parte da rotina de muitos profissionais, exigindo que as empresas elaborem um planejamento antecipado, com o objetivo de evitar contratempos e preocupações para colaboradores e organizações.
Porém, assim como em qualquer outra viagem, os deslocamentos realizados para fins comerciais também estão sujeitos a imprevistos, exigindo que as empresas tenham procedimentos previamente estabelecidos, para gerenciar os problemas de maneira eficiente, sem comprometer os objetivos profissionais.
Se a gestão de imprevistos em viagens corporativas é um desafio para você, leia o post até o final porque abordaremos dicas importantes para que sua empresa consiga lidar com essas situações de maneira prática e eficaz. Boa leitura!
7 dicas para evitar imprevistos nas suas viagens corporativas!
Com o objetivo de ajudá-lo, reunimos algumas ações essenciais que você precisa aplicar para evitar imprevistos em viagens corporativas. Confira!
1- Planejamento prévio
As viagens de negócios precisam ser planejadas previamente e com atenção, porque essa é uma etapa crucial para evitar estresse.
Neste contexto, é válido estar atento a detalhes importantes, como a reserva do hotel, horário de embarque e se o local da hospedagem permite se deslocar com facilidade para seus compromissos.
Essa preparação com antecedência ajuda a, não só ser mais assertivo na sua viagem de negócios, mas possibilita reduzir custos para sua empresa por meio de, por exemplo, compra de passagens mais baratas e estadias mais acessíveis ao orçamento da companhia.
2- Tenha planos alternativos
Mesmo que você crie um plano que, a princípio, possa parecer infalível, imprevistos podem ocorrer e será necessário recalcular a rota.
Sendo assim, é válido criar um planejamento de contingência e, para isso, vale pensar em soluções para situações inesperadas, como atrasos no voo e mudanças na programação do evento.
Criar mecanismos a serem acionados em caso de imprevistos, que estejam conectados com a política de viagens da empresa, ajuda a sair de situações críticas com mais tranquilidade.
3- Mantenha contato com o profissional para evitar contratempos
O diálogo entre a companhia e colaborador que irá fazer uma viagem de negócios ajuda a solucionar possíveis imprevistos que possam ocorrer. Vale ressaltar ainda que a sua empresa tem obrigação de aderir boas práticas para zelar pela segurança e bem-estar dos profissionais.
Por isso, mantenha canal de comunicação aberto com seus colaboradores, para que seja possível ser rápido e assertivo em situações emergenciais.
Estabelecer esse contato direto ajuda a solucionar problemas comuns, como realinhamento de datas de hospedagem e remarcação de voos, proporcionando maior comodidade para o profissional, sem comprometer o objetivo principal da viagem.
4- Tenha um seguro viagem
Como estamos falando de imprevistos em viagens corporativas, esse é um tópico que merece atenção.
Obviamente ninguém quer que algo mais grave aconteça, mas caso ocorra, é essencial estar preparado. Sendo assim, os seguros são a melhor opção para assistir o funcionário em situações mais sérias, como atendimento médico e internações de última hora, problemas com bagagem, deslocamentos entre outros.
5- Mantenha a tecnologia sempre disponível
Para quem viaja a trabalho com frequência, é normal lidar com algumas situações desagradáveis, como celular que acaba a bateria, carregador de notebook que não foi colocado na mala ou não ter disponível um adaptador de tomada.
Pensando nisso, a melhor alternativa é manter os aparelhos com carga máxima antes de entrar no avião e estar sempre com os carregadores próximos. Inclusive, essas são maneiras de se manter em contato constante com a companhia, caso ocorra algum imprevisto.
6- Esteja familiarizado com as políticas de cancelamento do hotel
Um cancelamento em cima da hora pode gerar um transtorno, principalmente se o compromisso de negócios foi marcado em meio às altas temporadas, quando a procura por hospedagens é alta.
Para evitar esse tipo de situação, o melhor caminho é se informar sobre as políticas de cancelamento do hotel porque, por exemplo, existem estabelecimentos que trabalham com a garantia de reserva até certo horário, fato que exige chegar ao local da estadia com antecedência.
7- Observe as condições climáticas do destino
O clima tem um impacto importante para as viagens corporativas, porque interfere diretamente no atraso e cancelamento de voos e na mudança de programação de eventos.
Geralmente, os voos marcados para época de mau tempo, têm maior chance do embarque ser cancelado.
Por isso, é importante observar as condições climáticas, optando sempre por viagens com clima mais estável. Caso não seja possível reagendar o compromisso, planeje a viagem com uma boa margem de segurança, para que o profissional possa chegar ao local com antecedência.
Por que contratar uma empresa especializada em gestão de viagens corporativas?
Contratar uma empresa em gestão de viagens corporativas é o melhor caminho para que você conte com profissionais especializados que irão, por meio de um atendimento humanizado, entender quais são suas necessidades, propor as melhores soluções e te dar todo apoio para lidar com eventuais imprevistos.
Aqui na MAAC Travel temos sólida experiência em implementar políticas de viagens corporativas, considerando as necessidades e objetivos comerciais de cada organização.
Além disso, estabelecemos parcerias estratégias com companhias aéreas, redes de hotéis, locadoras de veículos, transfer e cooperativas de táxi, com o objetivo de conseguir as melhores condições de pagamento e descontos para a organização.
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