Home office, reuniões virtuais, eventos online… as distâncias ficam cada vez mais curtas com o avanço da tecnologia, mas encontros presenciais continuam sendo fundamentais, tanto do ponto de vista pessoal quanto profissional. Um bom exemplo disso são as viagens corporativas, que não só permanecem em alta como estratégia de negócios das companhias, mas apontam crescimento, de acordo com estatísticas do setor publicadas recentemente.
Gestores se organizam para atender às demandas da área e criam dispositivos para garantir bem-estar e segurança aos viajantes. É o caso da Declaração de Viagem a Trabalho, pauta do nosso artigo de hoje.
O QUE É DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO?
A Declaração de Viagem a Trabalho é um documento emitido pelo empregador para um funcionário que vai embarcar em uma viagem de negócios. Ela reúne informações sobre a viagem, incluindo o motivo do deslocamento, as datas de ida e volta, a cidade de destino, dados do colaborador e da empresa e contatos de emergência, entre outros elementos importantes.
POR QUE A DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO É IMPORTANTE?
A rotina de colaboradores que viajam a trabalho pode ser intensa e resultar na ausência do viajante em compromissos pessoais importantes. Nesse contexto, a Declaração de Viagem a Trabalho é fundamental, já que por meio dela o colaborador pode comprovar que não cumpriu com algum compromisso porque estava em outra cidade, estado ou país a serviço da empresa.
Além disso, esse documento também é útil para atestar, na hora da emissão de um visto, que o funcionário vai realmente embarcar em uma viagem corporativa, para respaldar direitos trabalhistas e para garantir a segurança do trabalhador.
Logo abaixo, listamos e explicamos esses e alguns outros motivos que fazem com que a declaração seja tão importante.
JUSTIFICATIVA DE AUSÊNCIAS
Deslocamentos frequentes podem coincidir com dias de apresentação de trabalho na faculdade ou de votação na reunião de condomínio, entre várias outras responsabilidades comuns da vida adulta. No caso de ausência em compromissos importantes, a declaração é fundamental para justificar faltas e minimizar transtornos.
COMPROVAÇÃO DO OBJETIVO DA VIAGEM
No caso de viagens internacionais, a declaração é útil para conseguir a emissão do visto e também durante o deslocamento, já que o documento é uma forma de comprovar que o objetivo da viagem é profissional, e não turístico, evitando possíveis problemas com autoridades migratórias.
SEGURANÇA DO COLABORADOR
Uma Declaração de Viagem a Trabalho bem-feita deve incluir informações sobre o local onde o colaborador vai se hospedar, a empresa ou instituição que ele visitará e contatos de emergência; todos esses dados ajudam a garantir a segurança do funcionário durante a viagem.
GARANTIA DE DIREITOS TRABALHISTAS
Viajantes frequentes sabem que imprevistos acontecem e, no caso de acidentes, por exemplo, a declaração é uma forma de comprovar que o colaborador estava em viagem quando se acidentou, garantindo que ele tenha direito a benefícios trabalhistas e previdenciários. Além disso, questões referentes ao pagamento de horas extras em viagem, por exemplo, podem ser asseguradas pelo documento.
MODELO DE DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO
Apesar de muito importante, diversas empresas ainda não fazem uso da Declaração de Viagem a Trabalho no dia a dia. Para ajudá-las nessa empreitada, disponibilizamos o modelo abaixo. Basta copiar, colar, preencher todos os dados corretamente e pronto!
Declaro que nosso(a) colaborador(a), o Sr/Sr(a) [nome completo do(a) viajante], portador(a) do RG nº [número do RG] e do CPF nº [número do CPF] está realizando uma viagem a trabalho para a cidade de [nome da cidade], no período de [data de início] a [data de término].
Esta viagem é de caráter exclusivamente profissional e está relacionada às atividades desenvolvidas pela empresa [nome], inscrita no CNPJ [número]. O objetivo do deslocamento é [inserir motivação].
Durante o período, ele/ela ficará no [nome do hotel], localizado à [rua/avenida + endereço do hotel], telefone [número] e participará de reuniões/eventos no [nome do local], localizado à [rua/avenida + endereço do local], telefone [número].
Para fins de emergência, ficam registrados os seguintes contatos:
- Contato número um [nome + telefone + relação com o viajante]
- Contato número dois [nome + telefone + relação com o viajante]
Declaro, ainda, que o(a) colaborador(a) está ciente das normas de conduta e comportamento exigidas pela empresa durante a viagem e que está ciente em relação às despesas previamente autorizadas pelo setor responsável.
Além disso, o(a) colaborador(a) se compromete a cumprir com as obrigações profissionais e éticas durante a viagem, representando a empresa de forma adequada e respeitando as normas e regulamentações locais.
Município, UF, dia do mês por extenso e ano.
Assinatura
Nome do(a) responsável por designar o funcionário para essa viagem
Cargo exercido pelo(a) responsável
Assinatura
Nome do(a) colaborador(a)
Cargo do(a) colaborador(a)
CONCLUSÃO
Se você chegou até aqui, já sabe a importância da Declaração de Viagem no contexto das viagens corporativas. Apesar de não ter poder legal, esse documento não é mera formalidade e pode beneficiar viajantes de diversas formas, por isso é fundamental que todas as partes envolvidas tenham convicção de sua relevância e se comprometam a preencher todos os campos corretamente antes de seguirem em uma jornada de negócios.
