Atualmente, muitas reuniões corporativas são realizadas através das plataformas digitais, com o objetivo de dar maior celeridade no andamento dos processos de negócios das empresas.
Entretanto, mesmo com o crescimento dessa tendência de mercado, as reuniões presenciais têm a sua importância para o fortalecimento de parcerias estratégicas e a concretização de novos negócios que geram lucro e crescimento para as companhias.
Porém, as empresas vivem o desafio de fazer com que os encontros presenciais sejam produtivos e ao mesmo tempo, menos onerosos para o orçamento, porque as viagens geram uma série de despesas com hotel, passagem, alimentação, entre outros itens.
Portanto, se esse é um desafio para você, no blog post de hoje vamos dar dicas sobre como deixar suas viagens corporativas mais produtivas e com menor custo. Desejamos uma ótima leitura!
Por que é importante economizar nas viagens corporativas?
Além de possibilitar diminuir o impacto no orçamento, gerar economia nas viagens corporativas proporciona uma série de benefícios e entre eles estão:
- Melhora da lucratividade: cortando gastos onde é possível, faz com que as companhias possam vislumbrar mais lucro para seus acionistas e aumentar sua capacidade de investimento;
- Maior gestão do tempo: uma boa gestão de viagens corporativas otimiza o dia a dia dos profissionais, evitando deslocamentos desnecessários;
- Aumento na satisfação dos colaboradores: uma política de viagens de negócios bem definida faz com que os profissionais se sintam bem dentro da companhia, melhorando inclusive a performance de trabalho deles;
- Fortalecimento da imagem: boas práticas para o deslocamento ao trabalho demonstram que a empresa se preocupa com o profissional, contribuindo assim para o fortalecimento de marca da companhia, perante o mercado e seus colaboradores.
Confira 10 maneiras de realizar viagens de negócios produtivas e econômicas!
1- Compre passagens com antecedência
A organização antecipada é o primeiro passo essencial para que a viagem corporativa seja um sucesso. Reservar passagens aéreas, hospedagem e outros serviços com antecedência aumenta as chances de conseguir tarifas mais acessíveis e permite aproveitar promoções e descontos oferecidos por agências de viagens e hotéis.
Empresas devem incentivar seus funcionários a solicitar viagens com tempo suficiente para negociar melhores preços com companhias aéreas e hotéis. Reservar voos durante a semana pode resultar em tarifas mais baixas, e evitar reservas de última hora ajuda a evitar preços altos e opções de voo limitadas.
2- Fique de Olho nas Políticas de Reembolso e Cancelamento
Em tempos de incertezas, contar com uma política de reembolso flexível é um grande diferencial. Antes de fechar qualquer reserva, é essencial verificar as políticas de reembolso e cancelamento das companhias aéreas, hotéis e agências de viagens. Escolha opções que ofereçam flexibilidade para alterações de planos, evitando assim custos adicionais desnecessários.
3- Seja flexível em relação aos horários das viagens
Procurar ter maleabilidade no agendamento das viagens corporativas pode resultar em economia para sua empresa.
Muitas companhias aéreas divulgam promoções e descontos de passagens para horários e dias alternativos, o que é uma excelente oportunidade para reduzir custos.
É válido se cadastrar para receber notificações dessas condições especiais para, quando elas surgirem, você possa aproveitar a chance e garantir seu lugar no voo.
4- Avalie com frequência sua política de viagens
Dentro de uma organização é natural reavaliar processos e ações e isso vale também quando o assunto é a política de viagens corporativas.
Imagine que as viagens de negócios estão gerando uma série de gastos além do esperado, porém, você não sabe o motivo desse custo, porque não tem na sua organização diretrizes previamente definidas para definir como deve ser a dinâmica dos deslocamentos a trabalho. Complicado, não?
Por isso, é essencial, não só implementar uma política de gestão de viagens corporativas dentro da organização, mas também monitorar os resultados e, quando necessário, fazer ajustes.
5- Evite levar bagagem em excesso
Sempre é importante lembrar que uma viagem de negócios tem objetivos definidos e, quando o assunto é bagagem, é essencial pensar em priorizar colocar na mala apenas o que é imprescindível na viagem.
Essa consciência evita surpresas na hora de embarcar como, por exemplo, pagamentos adicionais por sobrepeso na bagagem.
Se você quiser saber mais dicas para evitar exageros no peso da mala, sugerimos a leitura do artigo “Chega de pagar por excesso de bagagem! Confira dicas assertivas para evitar esse custo adicional”, que está no nosso Blog.
6- Estabeleça limite de gastos
O gestor deve, em um primeiro momento, estabelecer limites de gastos que podem ser realizados durante as viagens de negócios, com o objetivo de preservar a saúde financeira da companhia.
Para isso, é importante investir tempo e tecnologia para implementar mecanismos de controle e monitoramento dos custos das viagens corporativas. Esse acompanhamento permite mapear padrões de gastos, identificar gargalos e realizar ajustes estratégicos.
7- Conscientize a equipe a gastar menos
Além de controlar o orçamento destinado para viagens de negócios, também é importante que sua equipe se conscientize de que, ao gastar menos nas viagens corporativas, ela está ajudando a empresa a fechar bons negócios com assertividade e gastando menos.
Portanto, invista em treinamentos para que seus profissionais possam economizar durante as viagens, com dicas para evitar gastos desnecessários, entre outras orientações.
8- Adote novas tecnologias para automação de processos
A organização manual de vários documentos que comprovam os gastos nas viagens podem resultar em erros de cálculos e desorganização, inviabilizando assim uma leitura real de como estão as despesas da empresa com as viagens de negócios.
Por isso, é importante investir em ferramentas que possibilitem manter esses dados salvos na nuvem para melhor organização e compartilhamento de dados, deixando assim a gestão dos deslocamentos a trabalho mais assertivo e funcional.
9- Contrate um seguro para proteção contra acidentes e doenças
Imagine que seu funcionário embarcou no horário programado e chegou ao destino conforme previsto. Porém, no trajeto de táxi do aeroporto até o hotel, ele sofre um acidente grave.
Na sequência, ele é levado para o hospital e aí, além dos custos com a viagem, vem a despesa do hospital e, para completar, sua empresa não tem um seguro contra acidentes e doenças.
Prejuízos assim podem ser evitados com a contratação de serviços para proteção do seu funcionário. Além de evitar prejuízos financeiros, você demonstra que sua empresa preserva os colaboradores, aplicando o conceito de Duty of Care, que consiste em um conjunto de diretrizes para proteção do profissional durante uma viagem de negócios.
Se você quiser saber mais sobre o Duty of Care, sugerimos a leitura do artigo “Duty of Care! Saiba o que é e como aderir a esse conceito na sua empresa”, que está no nosso Blog.
10- Escolha a acomodação que atenda às suas necessidades
Muitas vezes é comum que o gestor olhe apenas se o hotel é mais famoso que um outro que não tem tanta visibilidade.
Pensando nisso, é importante ter um olhar atento durante essa escolha porque, muitas vezes, hotéis não tão conhecidos podem ter a infraestrutura que atenda às necessidades por um preço mais baixo.
Se você gostou do conteúdo, compartilhe nosso material com sua rede de contatos porque temos certeza que, seguindo essas dicas, é possível realizar viagens corporativas muito produtivas e econômicas.
Você quer saber mais sobre as melhores soluções da MAAC Travel para gestão das suas viagens?
