Realizar a gestão de uma viagem de negócios não é uma tarefa simples. Para garantir o sucesso da operação, é preciso planejar e executar cada detalhe com atenção e assertividade. É preciso ter em mente que uma viagem planejada estrategicamente faz toda a diferença em termos de custos, benefícios e resultados para a empresa. Além disso, o planejamento de uma viagem corporativa bem-sucedida também deve ter como prioridade manter seu viajante o mais produtivo e livre de estresse possível.
Mas, afinal, quais são as melhores práticas para uma viagem de negócios? Continue a leitura e confira nosso checklist com dicas essenciais para viagens a trabalho!
1. Prepare-se para o essencial
O “roteiro essencial” será a primeira versão do itinerário e vai incluir apenas informações de viagem e atividades primordiais a serem executadas. Por exemplo, reuniões, datas, horários, locais das tarefas, eventos que o viajante vai participar, etc.
Você vai precisar dessas informações definidas e organizadas para realizar a compra de passagens aéreas, agendar o aluguel de carros, reservar hospedagem e muito mais. É útil anotar esses dados para fornecer uma base sólida e um ponto de partida para fazer o restante dos planos da viagem de negócios.
E lembre-se, é melhor sobrar tempo do que faltar, então não faça nenhum plano com prazo apertado.
2. Encontre as melhores opções
Esta etapa é toda sobre pesquisas. Passe algum tempo procurando diferentes opções de passagens aéreas e aeroportos, hotéis mais próximos aos compromissos e transporte terrestre para deslocamento. Encontrar opções mais convenientes pode melhorar a performance do colaborador e economizar custos para a empresa.
Em relação à hospedagem, por exemplo, verifique as políticas de hotel da empresa para ver se há algum estabelecimento próximo aos locais da agenda. Uma boa logística é tudo na vida do viajante!
3. Pense em detalhes além da viagem
Além do objetivo principal da viagem de negócios, muitos viajantes também desejam incluir momentos de lazer e bem-estar na cidade de destino. Talvez eles planejem manter a rotina de exercícios físicos enquanto estiverem fora, pode ser que queiram terminar uma apresentação de slides ou quem sabe desejem ter um dia para passear.
Pergunte ao colaborador o que ele gostaria de fazer durante a viagem para que você possa ajudá-lo a organizá-la, dar recomendações ou, pelo menos, manter a agenda estruturada. Nesse momento, é importante que tudo esteja alinhado ao orçamento, mas sem abrir mão de garantir uma boa experiência ao viajante.
4. Centralize dados e documentos
Criar um resumo com todos os detalhes da viagem em um só lugar pode otimizar uma série de tarefas. Isso vai poupar a você e ao seu viajante o tempo e a frustração de buscar por vários documentos e e-mails para encontrar informações importantes.
Procure organizar todos os documentos de viagem e informações que possam ser úteis, como cartões de embarque, horários de voos, números de voos, números de assentos e horários de chegada, entre outras coisas. A MAAC Travel disponibiliza para seus passageiros uma central sobre isso, consulte nosso sherpa e confira todas as exigências para viajar em tempo real.
5. Cuide da gestão financeira
Ao organizar viagens de negócios, você precisa saber como vai administrar e controlar as finanças. Todos os gastos com as atividades citadas nos tópicos 02 e 03 devem estar dentro do limite estabelecido pela Política de Viagens Corporativas.
Decida o que você vai usar para acompanhar os gastos da sua equipe, como gostaria que fossem marcados e onde vai manter esses dados. Se possível, mantenha todas as informações financeiras em um local de fácil acesso.
6. Utilize um sistema de viagens corporativas
O sistema para viagens corporativas, chamado de OBT, é a ferramenta meio, de grande importância para o gerenciamento de todas as requisições e custos relacionados à viagens de negócios. Com ele, é possível pesquisar e comparar preços de passagens de todas as companhias e hotéis ao mesmo tempo. Procure a MAAC e veja as opções, temos várias delas em nosso portfólio.
Essas ferramentas também possibilitam integrar a Política de Viagens da empresa, o que traz mais equilíbrio, assertividade e otimização de tarefas. Com regras e recomendações bem definidas por meio da plataforma, a redução de custos também é um objetivo possível de ser alcançado. Na MAAC, já conseguimos economizar mais de 40% nos gastos das viagens pelo simples fato de aplicar um sistema com regras claras.
7. Faça o acompanhamento
Depois que tudo estiver planejado e organizado, não significa que você deve parar por aí. Muitos imprevistos podem ocorrer, como atrasos nos voos, alterações nas reservas de hotéis e questões relacionadas ao orçamento de viagem alocado, por exemplo. Por isso, o ideal é contar com os serviços de uma empresa especializada em viagens corporativas que coloque todos os seus meios de comunicação à disposição para solucionar possíveis problemas.
O acompanhamento constante lhe dá tempo para solucionar imprevistos com o suporte de uma empresa que apoia de verdade. Aqui, a comunicação bidirecional é essencial para manter o funcionário informado sobre mudanças, bem como oferecer ele a oportunidade de reportar contratempos.
Conte com a MAAC
Esperamos que, com as dicas acima, o processo de planejamento, organização e execução de viagens de negócio fique mais simples para você. Caso precise de ajuda para realizar a gestão de viagens, estamos prontos para lhe auxiliar em todas as etapas e cuidar de todos os detalhes. Fale com um de nossos especialistas e saiba mais!
