Milhares de profissionais embarcam em viagens de negócios todos os dias e, enquanto isso, empresas Brasil afora precisam se organizar para garantir que essas jornadas sejam produtivas e financeiramente viáveis, além de agradáveis também.
Nesse contexto, criar regras é fundamental e, ao conjunto de normas que regulam as viagens a trabalho, damos o nome de política de viagens corporativas.
Quando bem elaboradas, essas diretrizes incluem questões como reserva de acomodação, controle de custos, reembolso de despesas, prestação de contas e emissão de relatórios, entre vários outros pontos.
Pensando na dificuldade que gestores podem enfrentar no momento de criar essas normas, escrevemos este artigo. Nele, reunimos dicas para a criação de uma política de viagens corporativas eficiente e assertiva. Se você é um desses profissionais, vem com a gente e tire suas dúvidas.
A IMPORTÂNCIA DA POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS
Para começar, é fundamental entender a importância de uma política de viagens corporativas bem estruturada; os benefícios são diversos, tanto para as empresas quanto para os colaboradores.
Entre eles, podemos citar diminuição de gastos desnecessários, transparência que evita fraudes, mais produtividade e bem-estar para colaboradores, viagens mais organizadas e seguras, melhor uso de tempo e recursos planejamento estratégico e agilidade em emergências.
SETE PASSOS PARA CRIAR UMA POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS
1. ESPECIFIQUE AS NECESSIDADES DA EMPRESA
Antes de qualquer coisa, é preciso entender os fluxos das jornadas corporativas do negócio. Isso inclui o levantamento e o registro detalhado dos objetivos das viagens, os destinos mais frequentes, a regularidade dos deslocamentos e os prazos para planejamento adequado, limite de orçamentos, perfil dos viajantes, entre outras informações importantes. Tudo isso levando em consideração a realidade da empresa e dos seus departamentos.
2. CRIE UM GRUPO DE TRABALHO COM GESTORES E COLABORADORES
Esse passo vai depender da estrutura do negócio, mas o ideal é envolver representantes de todos os departamentos diretamente envolvidos na dinâmica das viagens corporativas, desde o CEO da empresa, passando pelo gerente financeiro e de recursos humanos, o gestor de viagens e os colaboradores que se deslocam a trabalho com frequência.
Esse trabalho em conjunto é fundamental para entender qual é o impacto das viagens nos setores, além de levantar as melhores práticas e principais dificuldades de cada um deles.
3. DEFINA REGRAS E SEJA OBJETIVO
Apesar de muito importante, o ideal é que a política de viagens corporativas seja objetiva e fácil de entender; nada de páginas e mais páginas com regras mirabolantes. No geral, cinco são suficientes.
Esse é o momento de definir, com clareza, tópicos como:
- limites de gastos com hospedagem, alimentação e transporte;
- regras para compra de passagens aéreas ou terrestres;
- estrutura de relatórios de viagem;
- perfil de viagem para cada departamento ou colaborador;
- seguro de viagem;
- direitos e deveres dos viajantes, entre outros.
4. ATENÇÃO ÀS LEIS TRABALHISTAS
Depois de estabelecidas as normas, é fundamental que um advogado especializado em direito do trabalho reveja todo o documento para garantir que nenhuma delas infringe as leis trabalhistas. Questões como horas extras, adicional de viagem, intervalos, pagamento de despesas e seguro de acidentes precisam estar muito bem alinhadas.
Por exemplo, se a carga horária ultrapassar a que foi acertada no contrato de trabalho (geralmente 44 horas semanais para CLT), o colaborador tem direito pagamento de horas extras. E, mesmo em viagem de negócios, o funcionário tem direito ao descanso semanal; se a viagem passar de sete dias, o dia de folga é obrigatório.
5. DIVULGUE CONSTANTEMENTE
A política de viagens só será seguida se os colaboradores tiverem conhecimento de todas as suas regras e clareza sobre a importância desse documento. Por isso, é fundamental mantê-lo atualizado e compartilhá-lo em canais de comunicação eficazes. Além disso, as lideranças da empresa precisam sempre dar o bom exemplo.
6. RECOMPENSE COLABORADORES ENGAJADOS
Oferecer prêmios para funcionários que buscam seguir à risca a política de viagens é uma excelente forma de incentivar o engajamento dos demais. A economia gerada com o cumprimento das normas pode ser compartilhada com esses colaboradores por meio de viagens a lazer e vouchers de lojas e aplicativos de delivery, por exemplo.
7. REVISE E ATUALIZE PERIODICAMENTE
A economia oscila, destinos frequentes mudam, empresas crescem, tarifas são alteradas. Ao longo do tempo, diversas variáveis precisam ser levadas em conta na hora de manter a política de viagens corporativas atualizada e assertiva. Nesse contexto, a revisão e os ajustes constantes são imprescindíveis.
CONCLUSÃO
Se você leu este artigo até aqui, já tem condições de elaborar uma política de viagens corporativas básica para a sua empresa. No entanto, você também pode sempre considerar a possibilidade de contratar mão de obra especializada como a da MAAC Travel.
Nosso trabalho inclui apoio durante todo o processo de gestão de viagens de negócios, desde a implantação e a operacionalização das soluções, passando pela confecção de políticas de viagens e muito mais. Converse com um dos nossos especialistas!
