Em um cenário empresarial cada vez mais ágil e conectado, as viagens corporativas seguem como um motor estratégico para a expansão dos negócios. Mas sem diretrizes bem definidas, essa necessidade pode se transformar em custos descontrolados e processos pouco eficientes.
É justamente aí que entra a importância de uma Política de Viagens Corporativas: um documento essencial para garantir economia, segurança e agilidade tudo isso sem abrir mão da experiência do viajante.
Este guia apresenta um passo a passo completo para que sua empresa, de qualquer porte, possa estruturar sua política do zero, com foco em resultados concretos.
Por que a política de viagens é estratégica?
Mais do que um conjunto de regras, a política de viagens é um instrumento de gestão que conecta os objetivos da empresa às necessidades de quem viaja a trabalho. Os ganhos são diretos e impactam o desempenho, o clima interno e os resultados financeiros.
Confira os principais benefícios:
- Previsibilidade e controle de custos
Define tetos de gastos para passagens, hospedagens, alimentação e transporte, promovendo um orçamento mais eficiente e sem surpresas. - Transparência e conformidade
Padroniza os processos de solicitação, aprovação e reembolso, prevenindo erros, fraudes e garantindo aderência às leis fiscais e trabalhistas. - Segurança e bem-estar para quem viaja
Demonstra o cuidado da empresa com seus colaboradores, com protocolos de emergência e orientações que promovem tranquilidade e produtividade. - Agilidade e eficiência nos processos
Com regras claras, o tempo gasto em planejamentos e aprovações diminui liberando as equipes para focar no que realmente importa. - Satisfação e retenção de talentos
Uma política justa e flexível, que considera o conforto de quem viaja, contribui para um ambiente mais positivo e para a valorização do time.
Como construir sua Política de Viagens: Passo a passo
Criar uma política de viagens eficiente exige alinhamento, planejamento e escuta ativa. A seguir, você encontra um roteiro prático para estruturar esse documento com base nas necessidades da sua empresa.
1. Faça um diagnóstico completo
Antes de definir qualquer regra, entenda o cenário atual:
- Frequência e destinos: Para onde e com que frequência as viagens acontecem?
- Perfil dos viajantes: Quem são os colaboradores que mais viajam e quais são suas demandas específicas?
- Custos atuais: Quanto se gasta, em média, com cada viagem (passagens, hospedagem, alimentação, transporte)?
- Processos em vigor: Como são feitas hoje as solicitações, aprovações e reembolsos?
Esse mapeamento vai revelar os pontos de melhoria e servir de base para decisões mais assertivas.
2. Envolva as áreas estratégicas
Quando desenvolvidas sem apoio, as políticas de viagens tendem a falhar na prática. Por isso, envolva os principais stakeholders:
- Gestores e diretoria: Para alinhar qual a estratégia e orçamento da empresa;
- Financeiro: Para estabelecer critérios de reembolso e garantir conformidade fiscal;
- RH: Para zelar pelo bem-estar do colaborador e pela aderência às normas trabalhistas;
- Colaboradores que viajam: Para validar a política com quem está na linha de frente e suas sugestões tornam o documento mais funcional e humano.
3. Estruture o documento com clareza
Divida a política em seções objetivas, de fácil consulta. Alguns pontos indispensáveis:
- Objetivo e escopo
Defina para quem se aplica a política e qual o seu propósito.
- Fluxo de solicitação e aprovação
Especifique prazos, etapas e responsáveis pela liberação das viagens.
- Passagens aéreas e transporte terrestre
Estabeleça classes de voo por cargo ou tempo de voo;
Defina critérios para escolha de companhias;
Inclua diretrizes para uso de apps de transporte, locação de veículos ou uso do carro próprio (com política de reembolso por km rodado).
- Hospedagem
Determine categorias de hotéis e valores máximos por diária.
- Alimentação e despesas diárias (diárias)
Defina limites para refeições e adiantamentos.
Especifique o que está incluso (gorjetas, lavanderia) e o que não será reembolsado (itens pessoais, bebidas alcoólicas etc.).
- Reembolso e prestação de contas
Estabeleça o prazo e o formato para envio dos comprovantes.
Deixe claro quais documentos são aceitos e os canais para envio.
- Segurança e emergências
Disponibilize contatos de suporte e emergência.
Inclua orientações sobre seguro-viagem (obrigatório para destinos internacionais).
- Sustentabilidade e tecnologia
Estimule práticas mais conscientes (voos diretos, hotéis com selos verdes).
Apresente as ferramentas tecnológicas que otimizam reservas e relatórios.
4. Comunique de forma clara e acessível
Uma política só funciona se for compreendida por todos. Por isso:
- Apresente o conteúdo em treinamentos e reuniões;
- Disponibilize o material na intranet;
- Crie canais de dúvida com retorno ágil e humanizado;
- Atualize sempre que necessário e comunique as mudanças de forma transparente.
5. Monitore, colete feedbacks e evolua
O cenário das viagens está em constante transformação. Mantenha a política viva:
- Avalie relatórios de despesas e indicadores de uso;
- Ouça os colaboradores e gestores;
- Faça revisões periódicas para manter o alinhamento com as necessidades do negócio.
Pronto para transformar sua gestão de viagens?
Com uma Política de Viagens Corporativas bem estruturada, sua empresa ganha em eficiência, previsibilidade e engajamento.
Mais do que cortar custos, trata-se de potencializar experiências, cuidar das pessoas e manter o foco nos resultados que realmente importam.
Na MAAC Travel, acreditamos que cada viagem é uma oportunidade de MAACXIMIZAR conexões, impactos e conquistas.
