Política de Viagens Corporativas: o que é e como criar a sua?

Política de Viagens Corporativas: Descubra como é possível otimizar os processos e reduzir os custos

Toda empresa precisa ter uma Política de Viagens Corporativas bem estruturada e atualizada.

Sem uma política difundida na corporação é impossível gerar economia.

De fato, as despesas com viagens nas empresas são muito altas, por isso é essencial que o documento seja criado e atualizado sempre que for necessário.

Para redigir estas regras, é importante ficar atento ao perfil e às necessidades de cada empresa. Cada empresa possui um DNA e o comportamento de seus colaboradores são ímpares.

Entenda que nenhuma política é igual a outra, podem ter regras semelhantes, entretanto cada documento é subjetivo na perspectiva de cada corporação.

Um manual com normas sobre as viagens a trabalho vai otimizar os processos da operação, melhorar o gerenciamento e controlar os custos de maneira organizada e objetiva.

Através destas regras, é possível educar os colaboradores e analisar o comportamento dos mesmos durante todo o processo das viagens de negócios.

Fizemos um guia sobre o que é exatamente uma Política de Viagem Corporativa e como criar uma para a sua empresa.

Vamos as premissas básicas…

Política de Viagens Corportaivas: Documento fisico e virtula com diretrizes

Política de Viagens Corporativas: O que é?

A Política de Viagens Corporativas é um documento físico e virtual que apresenta todas as informações pré-estabelecidas (regras), em viagens a negócios realizadas por colaboradores das empresas.

Nele é preciso conter regras referentes à compra de passagens aéreas, gastos com transportes, deslocamentos, alimentação, hospedagens, entre outros procedimentos inerentes as viagens como: solicitação, autorização e aprovação.

Outras normas como pagamentos de diárias, categorias de hotéis que devem ser utilizados, propriedades preferenciais, reembolsos, prestação de contas e emissão de relatórios, também devem estar descritas e bem claras na Política de Viagem da Empresa.

Esse procedimento faz com que não surja nenhuma margem para dúvidas e mal-entendidos entre os colaboradores e a empresa.

Como criar uma Política de Viagens na empresa?

O primeiro passo é fazer uma reunião com a equipe de diretores e gestores para estudar a fundo as necessidades, adequando a política à realidade da empresa.

Nessa reunião a MAAC Travel vai poder dar todo o auxílio necessário. Afinal é de extrema importância e essencial contar com a presença de um consultor da sua agência de viagens corporativas, uma TMC – Travel Management Company.

Ouvir os departamentos diretamente envolvidos com as viagens corporativas e aceitar sugestões, fará com que você estabeleça a possibilidade de se colocar em prática todas as regras.

O objetivo é garantir conforto, bem-estar e segurança aos colaboradores, nos seus deslocamentos, sem que a empresa gaste além de seus recursos.

Lembre-se que uma política de viagens super bem elaborada, extremamente rígida e restritiva, a torna impossível de ser seguida e aplicada.

Os colaboradores terão conhecimento de seus deveres e direitos previamente estabelecidos, como os tipos de serviços e comodidades que estarão disponíveis a certos cargos, quais são as regras para reembolso, como funcionará a prestação de contas e a emissão de relatórios, por exemplo.

Recomendamos iniciar com um documento básico, regras mais simples e ir evoluindo o documento de acordo com a aderência dos colaboradores.

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Informações que devem estar na Política de Viagens

A Política de Viagens Corporativas da sua empresa deve abordar todos os aspectos comportamentais esperados e incluir todos os pormenores e informações para que a empresa possa se prevenir de quaisquer imprevistos, prejuízos e frustrações pelos colaboradores e gestores.

O momento inicial da elaboração da política, será a hora de contar com várias áreas da empresa e ter em mente, que assim, a construção do documento contará com uma abrangência muito maior e mais detalhada, o que pode ser muito positivo.

  • Orientações

É necessário estabelecer a quem se destina o cumprimento da Política de Viagens da empresa, como serão os fluxos de solicitação e aprovação de uma viagem a negócio e quais as exigências para sua realização.

Além disso, é imprescindível o esclarecimento detalhado de todos os termos utilizados no documento, para que sejam evitadas interpretações equivocadas.

 

Maior bem-estar e conforto dos colaboradores, iseguindo o procedimentos de preenchimento de formulários.

 

  • Segurança

Cada instituição possui suas próprias características e particularidades, portanto é preciso estabelecer os objetivos com clareza. Eles serão o norte para todas as ações e processos de uma viagem a trabalho.

Fique atento aos objetivos a serem estabelecidos como o bem-estar e conforto dos colaboradores, incluindo procedimentos de segurança, como o preenchimento de formulários. Nesse, o viajante deve fornecer telefones de contato para o caso de emergências, endereço e local de hospedagem, horários e locais do evento, das reuniões e dos encontros necessários.

Incluir um seguro viagem é ideal e importantíssimo para evitar transtornos.

  • Orçamento

A redução de custos é um dos principais desafios das empresas. Portanto, definir um orçamento estipulando valores para alimentação, hospedagem e passagens aéreas, bem como políticas de reembolso e prestação de contas, por exemplo é a base para uma economia.

É necessário que todos os itens da Política de Viagens Corporativas estejam muito bem explicados e os colaboradores fiquem cientes de todos os valores estipulados para cada tipo de viagem: mais curta, mais longa, de acordo com a cidade e com o tipo de evento.

O uso de um Online Booking Tool –  OBT, viabiliza a correta aplicação das políticas. Estes softwares podem trazer muitos benefícios para as viagens de negócios e auxiliar na inteligência operacional dos processos.

Você pode conhecer algumas alternativas da MAAC Travel para implementar na sua empresa. Entenda mais sobre o que é um OBT.

Divulgar e difundir a Política de Viagens é essencial

Assim que as regras forem estabelecidas e minuciosamente explicadas no documento, é necessário que os interessados conheçam e entendam todos os itens dispostos.

Os colaboradores precisam saber que existe uma Política de Viagens Corporativas a ser seguida. Portanto é importante divulgá-la e difundi-la. Assim ninguém poderá dizer que não a conhecia.

Para isso, a melhor opção é fazer uma reunião com todos os interessados, gestores e colaboradores, explicando cada item com detalhes e pormenores, respondendo às dúvidas de cada um.

Disponibilizar uma cópia do documento para cada setor da empresa, também pode gerar uma segurança maior para os gestores.

Com a divulgação é possível impedir erros de planejamento, transtornos e prejuízos, que acontecem quando faltam informações.

São muitos os benefícios que uma Política de Viagens Corporativas poderá trazer para sua empresa. Mas, se você ainda está apreensivo e com dúvidas de como definir todas essas diretrizes com segurança, você poderá contar com quem entende do assunto.

 

Alguns processos são inerentes para uma Viagem Corporativa: solicitação, autorização e aprovação.

Quem pode te ajudar na criação de uma Política de Viagens para sua empresa

A MAAC Travel é uma empresa especializada na Gestão de Viagens Corporativas e acredite, definir uma Política de Viagens pode tornar os processos muito mais fáceis.

Nossos profissionais, são altamente qualificados e experientes para definir Políticas de Viagens, gestão de gastos com viagens corporativas, soluções para logísticas, entre outros serviços.

Além de proporcionar uma melhora na gestão das viagens, ainda podem reduzir significativamente os custos e riscos dessa prática, proporcionando ainda, ótimas experiências para os colaboradores e gestores.

Essa redução de custos é conseguida através de parcerias, que só as agências especializadas possuem, como acordos diversos com companhias aéreas, hotéis, serviços de transportes e outros serviços.

Contar com uma empresa especializada no assunto, é uma boa estratégia, considerando o custo/benefício que ela poderá proporcionar ao seu negócio.

 

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