Recentemente, a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas – Abracorp divulgou uma projeção de crescimento para o setor de viagens corporativas brasileiro, que deve fechar 2024 com faturamento de R$15 bilhões, 10% acima do ano passado e 18,5% acima do registrado em 2019, antes dos efeitos da pandemia.
E o que isso quer dizer? Não há dúvidas: está cada vez mais complicado sobreviver no mercado e, claro, manter a competitividade sem investir em viagens corporativas (e boa parte das empresas já sabe disso). O fato é que muitas organizações – independentemente do nicho e do porte – ainda não contam com setores estruturados e preparados para lidar com essa realidade.
Se você tem interesse em aproveitar essa crescente dentro das instituições e construir uma carreira sólida como gestor de viagens corporativas, está no lugar certo. Tudo pronto para começarmos? Então, vamos lá.
O QUE FAZ UM GESTOR DE VIAGENS CORPORATIVAS?
O gestor de viagens corporativas é o profissional responsável por organizar e operacionalizar a dinâmica das viagens de negócios de uma empresa. Desde o levantamento do objetivo do deslocamento, passando pela compra de passagens e reservas de hotéis, até a gestão de imprevistos e emissão de relatórios, esse colaborador atua de ponta a ponta.
A responsabilidade é grande, por isso é imprescindível ter um profissional altamente qualificado ocupando esse cargo. Afinal, quando não há cuidado para gerir esses processos, custos podem aumentar exponencialmente e funcionários podem se sentir desmotivados.
Agora que você já sabe o papel do gestor de viagens, continue a leitura e confira oito excelentes dicas para se tornar um!
1. SAIBA QUAIS SÃO OS OBJETIVOS DE CADA VIAGEM CORPORATIVA REALIZADA
Cada viagem, um objetivo; cada objetivo, uma dinâmica de gestão. É indispensável saber a meta (ou as metas) da viagem corporativa para organizar e otimizar logísticas como deslocamentos, hospedagem, alimentação e transporte. Saber o que se espera de uma viagem a trabalho é muito importante para que, com os recursos que têm em mãos, gestores possam colaborar à sua maneira.
2. CONHEÇA A FUNDO A POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS DA INSTITUIÇÃO
Quando bem elaborada, a política de viagens corporativas de uma empresa estabelece regras e diretrizes claras em relação aos deslocamentos de negócios. Para controlar custos, garantir conformidade regulatória, promover consistência e transparência, assegurar a segurança dos funcionários e otimizar a eficiência operacional, entre outras coisas, é fundamental que o gestor conheça profundamente o conteúdo desse documento.
3. ESTUDE OS PERFIS DOS VIAJANTES MAIS FREQUENTES DA EMPRESA
Gerir viagens corporativas passa, necessariamente, por gerir pessoas e seres humanos podem ser completamente diferentes. Nesse sentido, é preciso conhecer o perfil de cada viajante para identificar suas necessidades e preferências, além de observar o padrão de comportamento de cada um durante as viagens. Assim, fica mais fácil garantir o bem-estar do viajante, reduzir desperdícios e evitar contratempos.
4. APRENDA A OPERAR SISTEMAS DE GESTÃO DE VIAGENS
O dia a dia de gestores de viagens corporativas inclui a operação de sistemas com objetivos distintos e a otimização de processos e resultados tem relação direta com o uso correto desses recursos.
Na MAAC Travel, por exemplo, a ferramenta escolhida para gerenciar as informações dos clientes é o Power BI; software de Business Intelligence, criado pela Microsoft, que revolucionou a governança de dados em empresas de todos os portes. Gestores que não estão familiarizados com sua estrutura contam com treinamento quando necessário para extraírem sempre o melhor do sistema.
5. BUSQUE CONHECIMENTO
Dizem por aí que a prática leva à perfeição, mas investir em conhecimento também é fundamental para quem busca se estabelecer como gestor(a) de viagens corporativas. E como em boa parte das profissões, uma graduação raramente é suficiente para que a pessoa tenha acesso todo o conteúdo prático e teórico necessário. Seja por meio de workshops, treinamentos ou cursos de aperfeiçoamento, é imprescindível continuar buscando por conhecimento.
6. INVISTA EM NETWORKING
Não duvide do poder do Networking; em rodas de conversa, eventos e encontros circulam oportunidades valiosas de aprendizagem. Claro que, atualmente, há muita tecnologia e inovação à disposição, mas a boa e velha experiência interpessoal qualificada continua abrindo muitas portas e trazendo insights superimportantes.
7. PEÇA A OPINIÃO DOS VIAJANTES CORPORATIVOS
Ninguém melhor do que o próprio viajante para dizer o que funciona ou não em uma viagem corporativa. Seja para alterar diretrizes da política de viagens corporativas ou para estabelecer/encerrar parcerias com determinados fornecedores, por exemplo, pedir a opinião dos colaboradores envolvidos enriquece o processo e oferece respaldo para decisões tomadas por gestores.
8. ACOMPANHE AS MUDANÇAS E ESTEJA DISPOSTO A SE ADAPTAR
A realidade das pessoas pode mudar a qualquer momento, seja por um motivo específico e robusto ou pela simples passagem do tempo. Gestores precisam acompanhar essas alterações de perto porque elas impactam diretamente a forma como o trabalho deles é realizado. Novos hábitos, prioridades diferentes, oscilações na economia, empresas iniciando ou encerrando ciclos… mudanças sempre merecem atenção!
9. PREPARE-SE PARA IMPREVISTOS
Por mais bem organizada que uma viagem corporativa seja, imprevistos podem e, em algum momento, vão acontecer. Nesse contexto, é preciso jogo de cintura para lidar com os percalços e evitar que o desempenho do viajante e os objetivos da viagem fiquem prejudicados. Para além de habilidades pessoais, esse comportamento só é possível se o gestor tiver acesso a alternativas como reservas de emergência e políticas de viagens com normas um pouco mais flexíveis.
CONCLUSÃO
Se você chegou até aqui, já tem condições de começar a atuar como um gestor de viagens corporativas. No entanto, você também pode sempre considerar a possibilidade de contratar mão de obra especializada como a da MAAC Travel para te ajudar.
Nosso trabalho inclui apoio durante todo o processo de gestão de viagens de negócios, desde a implantação e a operacionalização das soluções, passando pela confecção de políticas de viagens e muito mais. Converse com um dos nossos especialistas!
