Em um cenário empresarial cada vez mais dinâmico, a gestão de despesas em viagens corporativas tornou-se um fator estratégico para garantir eficiência financeira, manter a competitividade e oferecer a melhor experiência ao viajante.
Mais do que cortar custos, trata-se de otimizar processos, controlar gastos e potencializar resultados sem abrir mão da qualidade e segurança.
Na MAAC Travel, acreditamos que cada viagem é uma oportunidade de gerar valor. E para ajudar sua empresa a conquistar mais eficiência, reunimos as 7 melhores práticas para transformar a gestão de despesas e alcançar resultados sustentáveis. Confira!
1. Estabeleça uma política de viagens corporativas clara
Uma Política de Viagens bem estruturada é a base de todo controle de despesas. Ela deve definir regras, limites e procedimentos para reservas, diárias, transporte e reembolsos.
Ao alinhar expectativas e orientações desde o início, você evita gastos desnecessários e garante mais previsibilidade orçamentária.
2. Centralize as reservas e pagamentos
Concentrar as reservas e pagamentos em um único parceiro especializado permite negociar melhores tarifas e consolidar informações.
Além de facilitar o controle, essa prática reduz erros, melhora a visibilidade das despesas e potencializa acordos corporativos com fornecedores.
3. Invista em ferramentas de controle e relatórios
Tecnologia é aliada da gestão. Plataformas integradas de reservas e relatórios, como as que utilizamos na MAAC Travel com dashboards personalizados em Power BI, oferecem uma visão em tempo real dos gastos.
Isso permite decisões rápidas e baseadas em dados, evitando surpresas no fechamento do mês.
4. Adote processos de aprovação eficientes
Um fluxo de aprovação simples e automatizado evita atrasos e reduz a burocracia. Defina níveis de alçada para aprovar viagens e despesas, garantindo que apenas gastos dentro das diretrizes sejam autorizados.
5. Negocie tarifas e condições exclusivas
A força de negociação é essencial. Parceiros estratégicos conseguem condições mais competitivas em passagens, hospedagem e locação de veículos, aproveitando contratos globais e volume de compras para reduzir custos.
6. Monitore indicadores de performance (KPIs)
Acompanhar KPIs como custo médio por viagem, percentual de economia obtida e índices de compliance é fundamental para medir resultados.
Na MAAC Travel, transformamos esses dados em insights para aprimorar continuamente a gestão e identificar novas oportunidades de economia.
7. Eduque e engaje os colaboradores
A conscientização do viajante é peça-chave. Com treinamentos e comunicação clara, os colaboradores entendem a importância das boas práticas e passam a agir como parceiros na redução de custos, sem comprometer o sucesso das viagens.
Conclusão
A gestão de despesas em viagens corporativas não é apenas uma função administrativa, é um pilar estratégico que impacta diretamente a rentabilidade e a eficiência operacional.
Com as práticas certas, tecnologia adequada e parceiros especializados, é possível MAACXIMIZAR resultados, reduzir custos e elevar a experiência do viajante.
Na MAAC Travel, unimos tecnologia com alma e atendimento humanizado para transformar cada viagem corporativa em uma oportunidade de crescimento para empresas e pessoas.
Quer descobrir como otimizar as despesas de viagem da sua empresa? Fale com a MAAC Travel e conheça nossas soluções personalizadas para gestão corporativa.
