Controlar os gastos corporativos com viagens pode ser um verdadeiro desafio para empresas de todos os portes. Passagens, hospedagem, alimentação, transporte e imprevistos podem facilmente ultrapassar o orçamento quando não há uma gestão eficiente.
No artigo desta semana, reunimos as 6 melhores práticas para reduzir custos e otimizar processos na gestão de despesas em viagens corporativas, promovendo maior controle, transparência e economia. Confira!
1. Estabeleça uma política de viagens corporativas clara
Ter uma política de viagens bem definida é o primeiro passo para controlar despesas. Ela deve incluir:
- Limites de gastos por categoria (voos, hospedagem, alimentação, etc.);
- Diretrizes sobre fornecedores preferenciais;
- Procedimentos de aprovação e reembolso;
- Padrões de classe de passagens e tipo de hospedagem.
Com uma política clara, os colaboradores entendem o que é permitido e a empresa evita gastos desnecessários.
2. Planeje com antecedência
Viagens planejadas com antecedência costumam gerar economia significativa. Passagens aéreas e reservas de hotéis são mais baratas quando feitas com tempo, além de facilitar o cumprimento das políticas internas. Incentive os gestores e colaboradores a não deixarem para a última hora.
3. Utilize ferramentas de gestão de despesas
Investir em soluções tecnológicas de gestão de despesas facilita o controle em tempo real, permite acompanhar os gastos por viagem ou colaborador e ajuda na geração de relatórios automáticos.
4. Automatize processos de reembolso
Processos manuais de reembolso são lentos, sujeitos a erros e pouco eficientes. Com ferramentas automatizadas, é possível:
- Digitalizar comprovantes com o celular;
- Aprovar despesas com poucos cliques;
- Integrar os dados ao sistema financeiro da empresa.
Isso melhora a produtividade e reduz fraudes ou inconsistências.
5. Monitore e analise os dados de viagens
Acompanhar os indicadores de desempenho das viagens permite identificar padrões, desperdícios e oportunidades de economia. Pergunte-se:
- Quais são os destinos mais frequentes?
- Qual é o custo médio por viagem?
- Quem são os colaboradores que mais viajam?
- Existem fornecedores com desempenho abaixo do esperado?
Com base nesses dados, é possível ajustar políticas e melhorar continuamente o processo.
6. Eduque os colaboradores sobre o uso consciente dos recursos
Uma cultura de responsabilidade financeira começa com conscientização e educação. Promova treinamentos e comunicações internas reforçando a importância do uso responsável dos recursos corporativos. Colaboradores alinhados com os objetivos da empresa tendem a agir com mais responsabilidade durante as viagens.
Conclusão
A gestão de despesas em viagens não precisa ser um pesadelo. Com políticas claras, planejamento estratégico, uso de tecnologia e uma cultura de responsabilidade, sua empresa pode reduzir custos, otimizar processos e garantir viagens mais eficientes e alinhadas aos objetivos do negócio.
Aproveite essas práticas para transformar a gestão de viagens em um diferencial competitivo para sua empresa.
