Notinhas, recibos, notas fiscais, relatórios gigantes e muitas conferências manuais; a verdade é que a gestão de viagens corporativas pode ser uma grande dor de cabeça para empresas que ainda não se adaptaram às transformações do mercado.
São muitas as novas ferramentas e metodologias disponíveis e, em meio a um cenário tão dinâmico, negócios precisam demonstrar disposição e flexibilidade para se adequar às constantes mudanças do mundo corporativo.
Nesse contexto, o conceito de Expense Magagement, também conhecido como gerenciamento de despesas, foi adaptado ao setor de gestão de viagens. Como o próprio nome já diz, trata-se de uma metodologia que ajuda gestores a administrarem recursos. Mas, nesse caso, são custos que envolvem viagens de negócios.
Com o objetivo de ajudá-lo com esse gerenciamento, vamos mostrar como funciona o Expense Management e qual o diferencial dessa gestão para o seu negócio. Boa leitura!
Como surgiu o Expense Management?
O Expensive Management foi criado na década de 80 por colaboradores que tinham que lidar com a organização do orçamento das empresas. Diante desse desafio, eles desenvolveram o método, em português, chamado de Gestão de Despesas.
A metodologia passou a ser aplicada nos departamentos de compras das empresas, com o objetivo de melhorar o gerenciamento de recursos.
A ideia era aperfeiçoar o monitoramento dos gastos feitos pelos funcionários para fins corporativos, desde a notificação das despesas até o reporte financeiro, passando pela análise de custos por departamento e trabalhador.
Por que o Expense Management é importante?
O gerenciamento assertivo das despesas com viagens corporativas é essencial para qualquer empresa, seja qual for o segmento e o porte da companhia. Ao aplicar metodologia, a organização consegue atingir objetivos como:
- Aumento na rentabilidade: acompanhando as despesas de perto, as empresas podem identificar áreas de gargalo, fato que permite reduzir custos e alocar recursos em outras áreas estratégicas;
- Adequação às regulamentações: um mecanismo de Expense Management bem implementado ajuda colaboradores a se manterem em conformidade com a política de viagens da empresa;
- Transparência: registrando as despesas, as instituições conseguem aumentar a transparência em relação a gestão de custos, evitando fraudes e gastos desnecessários.
Como melhorar a gestão de despesas com viagens corporativas na sua empresa com Expense Management
Agora que você já sabe qual a importância de fazer esse gerenciamento na sua companhia, confira na sequência algumas dicas para implementá-lo.
- Estabeleça metas claras: elabore uma política de viagens corporativas, estabelecendo regras em relação a gastos e reembolso de colaboradores, entre outras questões;
- Automatize processos: use tecnologias para aperfeiçoar todas as etapas do processo de gestão de viagens corporativas;
- Escolha os melhores softwares: adotar os melhores recursos de Expense Management é uma forma de contribuir, não só para redução de custos, mas para otimizar a performance dos profissionais e promover o crescimento sustentável da companhia;
- Treine os colaboradores: para aumentar as chances de sucesso na hora de implementar uma estrutura de Expense Management, é essencial que o time de profissionais esteja bem alinhado e capacitado para esse modelo gerencial.
Conclusão
Além de todas essas boas práticas, também é importante contar com ajuda especializada para colocar a gestão de despesas com viagens corporativas em prática.
Nós temos sólida expertise quando o assunto é garantir organização e cumprimento das políticas de gastos com transparência e boa gestão. Se você gostou do conteúdo e quer saber mais sobre o assunto, fale com os nossos especialistas!
