Viagens corporativas fazem parte das estratégias de empresas Brasil afora e, de acordo com a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas – Abracorp, a projeção para os próximos anos é de crescimento do setor no país.
Junto com os bons resultados vem o incentivo de fazer com que eles sejam cada vez melhores e, nesse contexto, é imprescindível cuidar de quem conduz essas empreitadas: os colaboradores.
Afinal, o sucesso ou a frustração de uma viagem de negócios tem relação direta com o desempenho dos viajantes durante as jornadas e isso passa, necessariamente, pelo seu bem-estar e sua segurança.
Para te ajudar a organizar viagens corporativas com menos vulnerabilidades, reunimos neste artigo oito dicas essenciais de segurança para jornadas de negócios. Continue a leitura e veja quais são elas!
1 – PLANEJAMENTO ANTECIPADO
Organizar viagens corporativas com antecedência é uma tática importante para garantir jornadas mais seguras aos viajantes. A antecipação dá ao gestor a oportunidade de fazer escolhas estratégicas, como reservar acomodação em hotéis com melhor localização, escolher voos em horários mais interessantes e agendar o transporte mais adequado para os compromissos do colaborador, por exemplo.
2 – ESCOLHA CUIDADOSA DE ACOMODAÇÃO E TRANSPORTE
Com o planejamento básico de uma viagem corporativa em mãos, gestores já têm condições de fazer escolhas mais assertivas quanto à acomodação e o transporte do colaborador. Dar preferência para hotéis localizados em regiões mais seguras da cidade e/ou perto dos locais onde o viajante tem compromissos agendados é uma estratégia interessante, assim como fazer uso do serviço de transfer com motoristas que conhecem a cidade e estão habilitados a transportá-lo com mais segurança e eficiência.
3 – MONITORAMENTO DO VIAJANTE
Durante uma viagem corporativa, o contato com o colaborador deve ir além do horário comercial. É preciso ter canais de comunicação, sejam diretos ou indiretos, sempre abertos para monitorar todas as etapas da jornada e atender a possíveis demandas inesperadas. Nesse sentido, viajantes e gestores devem estar sempre atentos para atender ligações telefônicas, responder mensagens instantâneas e retornar e-mails o mais breve possível.
4 – SEGURO DE VIAGEM
O gerenciamento de viagens corporativas exige atenção aos detalhes para que o deslocamento saia conforme planejado. Porém, imprevistos acontecem e, nesses momentos, é importante contar com um seguro de viagens. As coberturas variam conforme o plano e a operadora escolhidos, mas sem dúvida esse é um ótimo dispositivo para amparar o colaborador nas mais variadas situações durante uma viagem de negócios.
5 – ATENÇÃO AOS PERTENCES
Essa é uma recomendação básica para qualquer viagem, mas o ritmo intenso dos deslocamentos corporativos faz dela uma dica ainda mais importante. A pressa entre um compromisso e outro pode colocar a atenção do viajante em risco, então o olhar atento aos pertences deve ser prioridade. Além disso, é fundamental utilizar segredo ou cadeado nas malas, colocar senha nos dispositivos eletrônicos e personalizar a bagagem com fitas ou adesivos de identificação.
6 – DECLARAÇÃO DE VIAGEM
A Declaração de Viagem a Trabalho é um documento emitido pelo empregador para um funcionário que está viajando a negócios. Quando bem-feita, ela inclui informações sobre o local onde o colaborador vai se hospedar, a empresa ou instituição que ele visitará e os contatos de emergência do viajante, ou seja, dados que ajudam a garantir mais segurança durante o deslocamento. Trata-se de um documento simples e de fácil preenchimento, mas que faz toda a diferença quanto o assunto é manter a segurança de funcionários em viagem.
7 – POLÍTICA DE VIAGENS OBJETIVA E TRANSPARENTE
A Política de Viagens de uma empresa reúne e estrutura as regras relacionadas às viagens corporativas da companhia. Uma das recomendações é que ela seja objetiva e transparente para que nenhuma dúvida prejudique os deslocamentos dos colaboradores. No que diz respeito à segurança, essa prática é ainda mais importante, já que ter clareza de todos os procedimentos evita imprevistos e situações de risco.
8 – TREINAMENTO DE SEGURANÇA
Mais do que conhecer as regras internas da companhia, é importante ter habilidade para colocá-las em prática e, nesse sentido, treinamentos são fundamentais. A simulação de situações e a atenção aos detalhes vai ajudar os colaboradores a tomarem decisões melhores quando precisarem lidar com problemas e imprevistos reais.
CONCLUSÃO
Agora que você tem em mãos algumas formas de garantir uma viagem corporativa mais segura, é hora de colocar tudo em prática. Lembrando que essa é uma responsabilidade compartilhada, então é sempre importante envolver todas as partes interessadas para garantir o sucesso da jornada.
