Milhares de profissionais embarcam em viagens de negócios todos os dias e, enquanto isso, empresas precisam se organizar para garantir que essas jornadas sejam produtivas e financeiramente viáveis. Nesse contexto, o controle de gastos é fundamental para assegurar o sucesso da jornada de negócios e o bem-estar dos colaboradores.
No universo das viagens corporativas, existem dois tipos de despesas: as reembolsáveis e as não reembolsáveis. A diferença entre elas é que, no caso das reembolsáveis, determinados valores pagos pelo colaborador com dinheiro próprio em atividades externas são devolvidos para ele no final da jornada de trabalho, enquanto os não reembolsáveis não serão restituídos por se tratarem de despesas que não têm ligação direta com a viagem de negócios.
QUEM DETERMINA QUAIS DESPESAS SÃO REEMBOLSÁVEIS OU NÃO EM UMA VIAGEM CORPORATIVA?
O primeiro passo para categorizar as despesas em viagens corporativas é saber o que a Consolidação das Leis do Trabalho diz a respeito. Segundo a legislação em vigor, a diária de viagem (desde que não ultrapasse 50% do valor do salário do colaborador) e as ajudas de custo devem ser reembolsadas todas as vezes que o funcionário fizer uso delas como parte do trabalho, o que acontece no caso das viagens de negócios. Tudo o que excede a diária e as ajudas de custo é considerado despesa não reembolsável.
Mas, afinal de contas, como saber exatamente o que é reembolsável e o que não é?
Levando em consideração o que determina a lei, o segundo passo é criar uma Política de Reembolso, que faz parte de um documento mais elaborado chamado Política de Viagens Corporativas. Para isso, é preciso analisar com cuidado as características da empresa e seu histórico de viagens, além de consultar os viajantes frequentes para compreender suas necessidades. Com base nessas informações, são estabelecidas as categorias de despesas.
Logo abaixo, listamos as mais comuns.
DESPESAS REEMBOLSÁVEIS MAIS COMUNS
- Eventos e capacitações;
- Acomodação;
- Transporte local (táxi, carro de aplicativo e/ou aluguel de veículo, transfer e etc);
- Alimentação;
- Despesa com veículo próprio;
- Pacote de dados para internet;
- Documentação (passaporte, visto e etc).
DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS MAIS COMUNS
- Bebidas alcoólicas;
- Consumo de frigobar;
- Refeições intermediárias;
- Passeios;
- Compra de presentes e itens pessoais.
COMO FUNCIONA A POLÍTICA DE REEMBOLSO?
A Política de Reembolso pode variar de empresa para empresa, mas, no geral, funciona da seguinte forma: o colaborador paga uma despesa de viagem com o próprio dinheiro, guarda ou fotografa os comprovantes (notas, recibos ou cupons), preenche um formulário de reembolso (que é analisado pelo gestor e, se estiver tudo certo, é aprovado) e, por fim, o valor é creditado na conta bancária do colaborador.
RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM
É fundamental que a Política de Reembolso seja clara e objetiva para evitar dúvidas e estresse entre os funcionários e a empresa, o que acaba comprometendo os resultados em longo prazo. Além disso, esse é um mecanismo que oferece proteção legal para os envolvidos.
Nesse sentido, o Relatório de Despesas de Viagem vem para auxiliar na organização e clareza dos dados relacionados aos custos com deslocamentos a trabalho. Ele tem a função de relatar e comprovar os gastos que foram originados em determinada viagem ou até em várias viagens durante um período. Entre os seus benefícios, está a organização dos gastos, o controle das despesas, a redução de fraudes e a agilidade na prestação de contas.
Esse documento deve contar com dados da empresa e do colaborador, descrição dos gastos e sua categorização, bem como comprovantes anexados ou digitalizados. A ideia é criar uma planilha simples e prática para facilitar o trabalho dos viajantes
LIMITE DE DESPESAS REEMBOLSÁVEIS
As despesas previstas nas viagens corporativas e, por isso mesmo, reembolsáveis precisam ter um limite estabelecido para garantir o alinhamento com a política orçamentária da companhia. É fundamental pesquisar preços médios de todos os gastos presumidos, observar as demandas específicas do negócio e analisar o histórico de deslocamentos da empresa para chegar a valores justos e transparentes, assegurando que nenhuma das partes terá prejuízo.
CONCLUSÃO
Se você leu este artigo até aqui, já tem condições de elaborar uma Política de Reembolso básica para a sua empresa. No entanto, você também pode sempre considerar a possibilidade de contratar mão de obra especializada como a da MAAC Travel.
Nosso trabalho inclui apoio durante todo o processo de gestão de viagens de negócios, desde a implantação e a operacionalização das soluções, passando pela confecção de políticas de viagens e muito mais. Converse com um dos nossos especialistas!
