O início do ano é um período estratégico para as empresas, marcado por reuniões, eventos, visitas a clientes e planejamento comercial. No entanto, a falta de organização pode aumentar significativamente os custos com viagens corporativas.
Para ajudar sua empresa a reduzir despesas e otimizar o orçamento, listamos os 5 principais erros que encarecem as viagens corporativas no começo do ano e como evitá-los.
1. Reservas de última hora aumentam o custo das viagens corporativas
Um dos erros mais comuns na gestão de viagens corporativas é deixar passagens aéreas, hospedagens e transportes para a última hora. No início do ano, a alta demanda reduz a oferta e eleva os preços.
Impacto:
- Tarifas aéreas mais caras;
- Menor disponibilidade de hotéis;
- Poucas opções de voos e horários.
Como evitar:
Conte com a MAAC Travel para planejar suas viagens com antecedência e utilize ferramentas de gestão de viagens corporativas que permitam acompanhar preços e realizar reservas antecipadas.
2. Escolha errada de serviços e fornecedores
Optar por serviços apenas com base no menor preço pode gerar custos adicionais, como deslocamentos longos, baixa qualidade ou taxas extras.
Impacto:
- Aumento de gastos com transporte;
- Insatisfação dos colaboradores;
- Perda de produtividade.
Como evitar:
Priorize fornecedores homologados e avalie critérios como localização, custo-benefício, política de cancelamento e qualidade do serviço.
3. Falta de flexibilidade nas tarifas
Viagens corporativas estão sujeitas a mudanças de agenda. Tarifas rígidas podem parecer vantajosas no início, mas geram multas e taxas quando ocorrem alterações.
Impacto:
- Custos elevados com remarcações;
- Perda de passagens e reservas.
Como evitar:
Avalie o perfil da viagem e considere tarifas flexíveis quando houver risco de mudança. Essa estratégia reduz prejuízos e traz mais segurança financeira.
4. Erros cadastrais e dados incorretos nas reservas
Informações erradas, como nomes divergentes, CPF incorreto ou documentos vencidos, geram retrabalho e custos extras.
Impacto:
- Taxas de correção;
- Cancelamentos inesperados;
- Atrasos em embarques.
Como evitar:
Mantenha o cadastro dos colaboradores atualizado e revise todos os dados antes de finalizar as reservas de viagens corporativas.
5. Falta de controle de despesas com viagens corporativas
Sem um controle eficiente, a empresa perde visibilidade sobre os gastos e não consegue identificar excessos ou oportunidades de economia.
Impacto:
- Dificuldade em controlar o orçamento;
- Falta de relatórios e indicadores;
- Decisões financeiras pouco estratégicas.
Como evitar:
Implemente uma política de viagens corporativas clara e utilize sistemas de gestão que centralizem despesas, aprovações e relatórios financeiros.
Conclusão
Evitar esses erros no início do ano pode representar uma economia significativa ao longo dos meses. Com planejamento, processos bem definidos e ferramentas adequadas, as viagens corporativas deixam de ser um gasto imprevisível e se tornam um investimento estratégico para a empresa.
